Chào mừng anh/chị đến với khảo sát nhu cầu ERP

Hằng ngày phòng anh/chị làm việc trên (những) hệ thống nào?

Chọn theo nơi công việc thật sự được ghi lại, không phải nơi được cấp tài khoản. Dùng cả hai thì tích cả hai.

Ngoài hệ thống chính, phòng còn làm việc bằng những công cụ nào?

Chọn tất cả những gì thực sự đang dùng hằng ngày.

Trên hệ thống đang dùng, phòng anh/chị thực sự dùng tới những chức năng nào?

Hỏi theo chức năng chứ không theo tên mục trên màn hình, vì hai hệ thống đặt tên khác nhau. Đánh dấu trung thực — chức năng không ai dùng thì hệ thống mới không cần làm lại.

Ba điều bất tiện nhất trên hệ thống phòng đang dùng là gì?

Càng cụ thể càng dùng được. “Chậm” thì khó xử lý, còn “mở danh sách việc của phòng phải chờ gần một phút” thì sửa được.

Việc gì phòng anh/chị đang phải làm ngoài hệ thống, mà lẽ ra nên nằm trong ERP?

Ví dụ: theo dõi tiến độ bằng file Excel gửi qua Zalo, duyệt đơn bằng tin nhắn, tổng hợp báo cáo tháng bằng tay.

Dữ liệu nào phòng đang giữ ở file riêng mà lẽ ra cả công ty nên nhìn thấy?

Nêu tên file hoặc loại dữ liệu, kèm người đang giữ. Đây là đầu vào cho việc chuyển dữ liệu sang hệ thống mới.

Mỗi tháng phòng anh/chị mất khoảng bao nhiêu thời gian chỉ để tổng hợp báo cáo bằng tay?

Mỗi mảng việc dưới đây hiện đang chạy thế nào ở phòng anh/chị?

Chọn “Phòng tôi không có việc này” là một câu trả lời hợp lệ và hữu ích — nó cho biết mảng đó không cần làm cho phòng anh/chị.

Ba việc lặp đi lặp lại tốn thời gian nhất của phòng, mà lẽ ra máy nên làm thay?

Việc nào cứ đến hẹn lại phải làm y hệt lần trước. Ghi rõ mỗi lần mất bao lâu và bao lâu phải làm một lần.

Trong ba tháng tới, anh/chị muốn hệ thống ERP có gì để hỗ trợ cho công việc?

Cứ nói bằng lời của phòng mình, không cần dùng thuật ngữ. Đây là câu quyết định thứ tự làm việc gì trước, nên càng cụ thể càng dùng được.

Việc của phòng thường đến từ đâu?

Câu này cho biết hệ thống mới phải mở cửa đón việc từ những hướng nào.

Báo cáo nào phòng anh/chị phải làm định kỳ?

Với mỗi báo cáo, ghi rõ: làm cho ai xem, bao lâu một lần, gồm những số nào, và hiện lấy số đó ở đâu. Phòng không phải làm báo cáo định kỳ thì ghi “không có”.

Thông tin nào phòng anh/chị cần mà hiện phải đi hỏi người khác mới có?

Mỗi lần phải đi hỏi là một lần hai người mất thời gian. Đây là danh sách thứ nên cho tra thẳng trong hệ thống.

Phòng anh/chị hiện đang được chấm KPI theo tiêu chí nào, và chấm bằng công cụ gì?

Nếu phòng chưa có KPI thì ghi “chưa có” — điều đó cũng là thông tin cần biết. Nếu có, ghi rõ số liệu để chấm hiện lấy từ đâu.

Hiện nay ai làm việc gì là do đâu quyết định?

Khi chọn người làm một việc, điều gì quan trọng?

Đây chính là các yếu tố sẽ đưa vào công thức đề xuất người làm.

Nếu hệ thống tự đề xuất người phù hợp rồi trưởng phòng bấm duyệt, anh/chị thấy thế nào?

Thiết kế hiện nay là máy đề xuất kèm lý do, người quyết định — máy không tự gán.

Phòng anh/chị làm việc trên thiết bị nào?

Có cần dùng hệ thống khi ở ngoài văn phòng không?

Ai là đầu mối của phòng để góp ý và nghiệm thu trong quá trình làm ERP?

Phòng anh/chị sẵn sàng tham gia ở mức nào?

Điều gì khiến anh/chị lo nhất khi công ty chuyển sang hệ thống mới?

Lo ngại nêu sớm thì xử lý được; nêu muộn thì thành lý do dự án thất bại.

Còn điều gì anh/chị muốn nói mà phiếu này chưa hỏi?